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撰寫論文、學(xué)術(shù)研究、編修家譜、個(gè)人工作經(jīng)歷查考……學(xué)習(xí)工作生活中，我們可能會(huì)有查詢利用檔案的需求。
然而，不少人有這樣的“困惑”：不知道要查詢的檔案在哪里，不清楚查詢利用檔案的流程手續(xù)。即使這些都了解，也還有更令人“撓頭”的，需現(xiàn)場(chǎng)查詢的檔案在異地，距離遠(yuǎn)、花費(fèi)大且時(shí)間成本高。
令人欣慰的是，查檔用檔的“門檻”現(xiàn)在已大為降低。近年來，國家檔案局和各級(jí)國家檔案館注重加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，不斷滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求，取得顯著成效。
網(wǎng)站端移動(dòng)端齊發(fā)力，“跨地查詢”不再難
北京市民張先生辦理退休手續(xù)時(shí)發(fā)現(xiàn)，自己在河北石家莊市欒城區(qū)有段工作經(jīng)歷沒有接續(xù)上。“少了這段經(jīng)歷，工齡不完整也影響退休待遇。”一時(shí)間，張先生有些著急。
怎么辦？一個(gè)有效辦法是，通過欒城區(qū)檔案館查詢到當(dāng)時(shí)的工作檔案，將檔案證明材料提交給單位。身邊同事告訴張先生，在全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)上就能提出跨地查詢申請(qǐng)，無需異地跑。
張先生抱著“試試看”的態(tài)度，登錄全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，并向欒城區(qū)檔案館提交查檔申請(qǐng)。收到申請(qǐng)后，欒城區(qū)檔案館工作人員任西果立即與張先生電話聯(lián)系，反復(fù)確認(rèn)所需材料的內(nèi)容。
很快，張先生在欒城工作時(shí)的檔案內(nèi)容被找到。事不宜遲！任西果根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核、復(fù)印、蓋章，當(dāng)天通過快遞發(fā)出。收到快遞件的那一刻，張先生表示：“檔案部門工作效率這么快、服務(wù)態(tài)度這么好，必須點(diǎn)贊。”
這僅是近年來國家檔案局和各級(jí)國家檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)為公眾提供檔案查詢利用服務(wù)的一個(gè)縮影。2021年1月1日，新修訂的檔案法正式施行，為做好新時(shí)代檔案工作提供了法律制度遵循。其中，新增“檔案信息化建設(shè)”等專章。
“數(shù)據(jù)多跑路、公眾少跑腿”，讓公眾實(shí)現(xiàn)足不出戶利用檔案。2022年7月6日，由國家檔案局建設(shè)的全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)上線。2025年7月6日，該平臺(tái)移動(dòng)端推出。
“群眾查檔利用途徑包括到館利用和網(wǎng)上查詢。通過網(wǎng)站端和移動(dòng)端，基本涵蓋群眾查訪民生檔案信息的主渠道和手段。”國家檔案局科技信息化司信息化推進(jìn)處處長馮劍波表示。
馮劍波給記者演示了該平臺(tái)的操作步驟：在網(wǎng)站或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用程序（App）完成實(shí)名注冊(cè)；登錄后，首頁界面清晰顯示“我要查檔”“我要咨詢”等功能模塊；查檔時(shí)，用戶填寫查檔需求，明確時(shí)間范圍、主題、關(guān)鍵詞等信息，再選擇目標(biāo)檔案館，查檔申請(qǐng)就被發(fā)送。
“這時(shí)目標(biāo)檔案館工作人員手機(jī)會(huì)收到提醒，登錄平臺(tái)會(huì)顯示新增的查檔需求。根據(jù)信息，工作人員與用戶聯(lián)系，查到檔案后通過電子郵箱或郵政寄遞提供服務(wù)。如查不到、查不全，工作人員會(huì)及時(shí)向利用者反饋。”馮劍波介紹。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，3年多來，全國已有2300余家檔案館接入平臺(tái)，為超23萬注冊(cè)用戶提供了18萬余次的查檔響應(yīng)。
平臺(tái)建設(shè)機(jī)制完善同推進(jìn)，檔案資源更豐富
“為提升服務(wù)意識(shí)，平臺(tái)有督導(dǎo)機(jī)制。我們每周巡視、每月匯總，對(duì)于沒有在規(guī)定時(shí)間辦結(jié)的，會(huì)向各省（區(qū)、市）檔案部門發(fā)出提醒。”國家檔案局科技信息化司信息化推進(jìn)處干部劉璐介紹。
在天津市檔案館查閱服務(wù)大廳，工作人員登錄全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)的“查檔反饋”工作界面，記者看到，界面上利用者、反饋人及日期、是否超時(shí)等信息一目了然。
“從類型看，利用者主要查詢學(xué)籍、工作調(diào)動(dòng)、個(gè)人榮譽(yù)等方面的民生檔案。我們由專人負(fù)責(zé)相關(guān)事項(xiàng)，要求‘第一時(shí)間接單、第一時(shí)間聯(lián)系群眾、第一時(shí)間辦結(jié)回復(fù)’。”天津市檔案館利用部副主任白云介紹。
除了全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，“十四五”時(shí)期，各級(jí)國家檔案館不斷推進(jìn)查檔平臺(tái)建設(shè)，拓寬為民服務(wù)渠道。
2021年，天津市檔案館上線“惠民政策掌上查”，2024年進(jìn)駐天津政務(wù)服務(wù)“津心辦”平臺(tái)，推動(dòng)惠民政策與檔案資源線上直達(dá)。同時(shí)，與廣東、黑龍江、新疆等地的33家檔案館簽訂民生檔案異地跨館利用協(xié)議；融入“京津冀民生檔案共享利用平臺(tái)”，推動(dòng)區(qū)域內(nèi)民生檔案資源互聯(lián)互通。
在山東，省檔案館整合省市縣三級(jí)國家檔案館查檔渠道，建成全省統(tǒng)一查檔系統(tǒng)——“在魯查檔”平臺(tái)。通過該平臺(tái)及集成到“愛山東”政務(wù)服務(wù)App的應(yīng)用功能，利用者可隨時(shí)隨地向接入平臺(tái)的任一檔案館提交查檔需求，使檔案查詢服務(wù)由“多地跑”，變?yōu)椤耙痪W(wǎng)查”“掌上查”。
“在寧夏，群眾線上查檔可登錄我的寧夏App和寧夏檔案服務(wù)網(wǎng)，查閱全自治區(qū)各級(jí)27家檔案館開放的近4萬條數(shù)字檔案。”寧夏回族自治區(qū)檔案館保管利用處處長王曉東介紹，利用館際共享服務(wù)系統(tǒng)、全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)“線上查詢、館際聯(lián)動(dòng)、就近出證”。
一方面，積極應(yīng)用新技術(shù)，推進(jìn)查檔平臺(tái)建設(shè)；另一方面，破除不適宜工作發(fā)展要求的機(jī)制，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)。
之前，由于橫向協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，檔案“收集難”問題一定程度存在。馮劍波表示，這些年通過建立健全企業(yè)檔案、機(jī)關(guān)檔案收集協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)電子檔案收集、歸檔、移交，很好解決了這一問題，檔案資源更加豐富。
同時(shí)，檔案相關(guān)政策和制度持續(xù)完善。2022年《國家檔案館檔案開放辦法》發(fā)布，明確檔案開放范圍、流程、操作等；2024年《電子檔案管理辦法》發(fā)布，加強(qiáng)和規(guī)范了電子檔案管理……這些政策舉措既讓各級(jí)國家檔案館工作有章可循、有規(guī)可依，又讓群眾查檔咨詢更加便捷、舒心。
數(shù)字化智能化聚合力，服務(wù)場(chǎng)景更多元
走進(jìn)位于北京東城區(qū)的中國第一歷史檔案館（以下簡稱“一史館”）檔案利用服務(wù)大廳，電子檔案查閱室內(nèi)上百個(gè)查檔機(jī)位整齊排列，利用者邊查閱、邊記錄。
一史館利用處處長王征介紹，該館持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，近5年共分13批次開放數(shù)字化檔案46萬件、建成檔案全文資源12種；通過目錄圖像對(duì)照、全文內(nèi)容檢索等方式，利用者可對(duì)館藏77個(gè)全宗中的45個(gè)全宗510余萬件檔案進(jìn)行檢索查閱，館藏檔案開放數(shù)量超50%。
“為提升利用者查檔體驗(yàn)，一史館還定制開發(fā)檔案利用綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用流程全自助服務(wù)、檔案資源毫秒級(jí)檢索、多類型檔案資源的跨庫檢索和一鍵通查。”王征說。
近年來，檔案部門遇到一個(gè)難題：檔案成批量移交進(jìn)館，如何提高鑒定審核效率，最大程度實(shí)現(xiàn)開放利用？
“在這方面，我們做了一些創(chuàng)新，比如與檔案移交單位、鑒定部門和第三方協(xié)同聯(lián)動(dòng)鑒定。同時(shí)，在初審環(huán)節(jié)，采用語義分析技術(shù)，構(gòu)建檔案鑒定算法模型，開展智能鑒定，大大提高鑒定審核效率。”劉璐介紹。
據(jù)了解，河北、山西、安徽、湖北、廣西，以及寧波、廈門、南京、武漢等地檔案館積極建設(shè)智能審核系統(tǒng)。陜西省西安市檔案館應(yīng)用大模型對(duì)4萬余份檔案進(jìn)行智能審核，準(zhǔn)確率超92%。
鑒定審核效率大幅提升的同時(shí)，數(shù)字檔案館建設(shè)有序推進(jìn)。“十四五”時(shí)期，各級(jí)國家檔案館加強(qiáng)目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)目錄與全文掛接，通過多模式檢索、跨庫檢索等提高查檔精準(zhǔn)性。
“建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，能讓我們做到館藏底數(shù)清、家底明。”天津市檔案館網(wǎng)絡(luò)安全和信息化辦公室副主任張迪表示，市檔案館正在此基礎(chǔ)上積極探索構(gòu)建館藏專題知識(shí)庫，利用檔案編研成果，通過對(duì)其中人物、機(jī)構(gòu)、事件等信息的抽取，構(gòu)建檔案所反映的事物內(nèi)在聯(lián)系，方便利用者了解此主題的歷史脈絡(luò)，也為檔案資源深度開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。
建設(shè)“智能編研”應(yīng)用、“智能檢索”應(yīng)用，運(yùn)用新技術(shù)促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用的探索不止這些。“十四五”時(shí)期，各級(jí)國家檔案館依托檔案資源，編纂研究成果，組織線上檔案文化講座，開展檔案數(shù)字資源進(jìn)校園活動(dòng)，推出檔案微視頻、專題片等，進(jìn)一步滿足群眾的檔案文化需求。
“面向‘十五五’，我們將繼續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)各地更多的國家檔案館接入全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，積極構(gòu)建國家和地方查檔利用體系，加大檔案信息深度開發(fā)力度，在滿足群眾需求上持續(xù)發(fā)力。”馮劍波表示。
編輯：程璇